С 1 сентября 2026 года транспортные накладные станут электронными

С 1 сентября 2026 года участники грузоперевозок должны перейти на обязательное оформление транспортных накладных и ряда других перевозочных документов в электронном виде. Новый порядок затронет грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей, в том числе компании, которые только принимают товары от поставщиков.

Что изменится

Требование установлено Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. В электронный формат переводятся транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, а также железнодорожные и авиационные грузовые накладные. Документы будут передаваться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Для автомобильной доставки ключевым документом станет электронная транспортная накладная, или ЭТрН. Участники работают с ней через сервис аккредитованного оператора ИС ЭПД. Самостоятельно подключаться напрямую к государственной системе не требуется: обмен с ГИС ЭПД обеспечивает выбранный оператор.

ЭТрН не заменяет универсальный передаточный документ, товарную накладную или счет-фактуру. УПД подтверждает передачу товара и расчеты по поставке, тогда как ЭТрН относится к перевозке. Поэтому в одной отгрузке могут одновременно использоваться оба вида документов.

Кого затронет новый порядок

Обязательный транспортный ЭДО касается участников логистической цепочки при перевозке груза наемным транспортом. Грузоотправитель формирует сведения об отправке, перевозчик подтверждает прием груза к перевозке, а грузополучатель подписывает электронный титул после выгрузки.

Размер партии сам по себе значения не имеет. Если для доставки привлечен сторонний перевозчик, электронная транспортная накладная потребуется и для крупной машины, и для небольшой партии. Если организация перевозит собственный груз своим автомобилем для собственных нужд и отдельного договора перевозки нет, транспортная накладная обычно не оформляется. Конкретную схему необходимо сопоставить с условиями договора.

Даже компания, которая не заказывает транспорт и только принимает груз, должна быть готова получить ЭТрН и подтвердить приемку. Для этого получателю потребуется доступ к сервису оператора, а сотруднику, подписывающему документ не от имени руководителя, — квалифицированная электронная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность.

Как будет закрываться перевозка

Основная цепочка ЭТрН состоит из нескольких электронных титулов. До отправления грузоотправитель вносит сведения о грузе, участниках, адресах, водителе и автомобиле. После погрузки перевозчик подтверждает прием груза. При получении грузополучатель фиксирует количество, состояние груза и возможные замечания, после чего перевозчик подтверждает его выдачу.

QR-код, который получает водитель, используется для проверки сведений о рейсе. Получатель не подписывает этот код: он работает со своим титулом в системе оператора. Поэтому к моменту прибытия автомобиля на склад или строительный объект у принимающей стороны уже должен быть назначен сотрудник с необходимыми полномочиями.

Особого внимания требуют прямые поставки на объект, когда покупатель товара и фактический грузополучатель — разные юридические лица. Роли участников нужно определить до выезда машины. Если организация, указанная грузополучателем, не подключена к транспортному ЭДО или у сотрудника на объекте нет полномочий, товар можно физически выгрузить, но электронная перевозка останется незавершенной.

Что компаниям нужно сделать до сентября

ФНС рекомендует заранее проанализировать используемые перевозочные документы и определить сотрудников, которые будут участвовать в их оформлении. Затем необходимо выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД, проверить электронные подписи, оформить машиночитаемые доверенности и предоставить ответственным работникам доступ к сервису.

Следующий шаг — проверить обмен с основными контрагентами и провести тестовые перевозки. В регламентах стоит отдельно описать прямые поставки, самовывоз с привлечением перевозчика, доставку на несколько адресов, замену автомобиля или водителя и действия при техническом сбое.

По оценке специалистов ООО «МПКМ», наибольший практический риск связан не с созданием электронного документа, а с неподготовленностью фактического грузополучателя. До отгрузки важно проверить, какое юридическое лицо принимает товар на объекте, кто подпишет документ и есть ли у этого сотрудника необходимые полномочия.

До вступления требований в силу остается возможность проверить процесс без давления реальной поставки. Тестовый рейс позволяет заранее выявить отсутствие роуминга между операторами, ошибки в реквизитах, неподготовленные доверенности и разрывы между работой склада, логиста и бухгалтерии.

Источники

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

Федеральная налоговая служба: раздел «Обязательный транспортный ЭДО».

Федеральная налоговая служба: разъяснения о переходе на электронные перевозочные документы.